С 1 сентября 2026 года ЭПД становятся обязательными для большинства грузоперевозок Стерлитамак

С 1 сентября 2026 года меняются правила работы с обязательными электронными перевозочными документами (ЭПД). Для большинства грузовых перевозок, выполняемых по договору с привлечением стороннего перевозчика, бумажные формы должны перейти в цифровой вид. Новые требования затрагивают разные роли в цепочке поставки: отправителя, получателя, перевозчика и экспедитора.

Какие ЭПД обязательны с 1 сентября 2026 года

При грузоперевозках по договору перевозки в цифровом виде нужно будет оформлять три группы перевозочных документов:

• электронную транспортную накладную (ЭТрН);
• электронную заказ-заявку;
• электронные экспедиторские документы.

Их нужно сформировать, передать участникам перевозки и подписать электронной подписью через оператора ЭПД. Бумажный вариант в качестве обычного способа оформления использоваться не будет, кроме предусмотренных законодательством исключений.

Есть и другие виды перевозочных документов, которые уже используются: электронный путевой лист, заказ-наряд, договор фрахтования и сопроводительная ведомость. Но они не являются обязательными документами для ЭПД для каждой грузоперевозки. Конкретные требования зависят от вида перевозки и ситуации.

В каких случаях обязательны ЭПД

Ключевым условием является наличие договора перевозки. Если товар передается стороннему перевозчику, участникам процесса потребуется работать через оператора ЭПД. Это касается и небольшого бизнеса: количество сотрудников или масштаб деятельности сами по себе освобождения не дают.

Если организация использует свой автомобиль, а за рулем находится ее штатный сотрудник, сторонний перевозчик не привлекается. Для такой поездки ЭТрН не требуется.

При этом ИП, который перевозит товары на собственной машине для клиентов, рассматривается иначе. Если он оказывает услугу перевозки, то выступает перевозчиком и должен подключиться к оператору ЭПД.

Какая подпись нужна

При подготовке стоит заранее определить, кто именно будет ставить подпись. От этого зависит выбор электронной подписи и необходимость МЧД (машиночитаемой доверенности).

Для руководителя организации или ИП используется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Сотрудник может подписывать документы от имени юридического лица с собственной УКЭП при наличии МЧД, подтверждающей его полномочия.

Для водителя, который лишь фиксирует погрузку и выгрузку, используется ПЭП (простая электронная подпись).

МЧД нужна сотрудникам, которые действуют от имени организации. Например, логист может подписывать ЭТрН за перевозчика, бухгалтер — за грузоотправителя, кладовщик — за грузополучателя. Если у сотрудника уже есть МЧД для работы с другими системами, ее можно расширить полномочиями для ЭПД.

Как работать с ЭПД

Обмен можно организовать через учетную систему, мобильное приложение или веб-интерфейс оператора. Например, можно использовать 1С-ЭПД, а водители могут выполнять необходимые действия через смартфон.

Для подписания требуется подключение к интернету. Если в месте погрузки или выгрузки нет связи, водитель может передать информацию ответственному сотруднику, который подпишет документ удаленно. В 1С-ЭПД также можно настроить автоматическое подписание после отметки водителя о погрузке или выгрузке.

Что изменится с 1 сентября 2026 года

Главное изменение для бизнеса связано с переходом большинства договорных грузоперевозок на цифровой обмен. Обязательные ЭПД в 2026 году потребуют заранее определить роли сотрудников, получить необходимые подписи, выбрать оператора и согласовать порядок взаимодействия с партнерами.

При этом сама дата 1 сентября не превращает любую поездку с грузом в ситуацию, где требуется полный набор ЭПД. Перевозка собственных грузов своим транспортом без привлечения стороннего перевозчика, например, имеет отдельные правила.

Если ваша компания регулярно отправляет или получает товары, подготовку лучше завершить до начала действия новых требований. Тогда к 1 сентября у сотрудников уже будет доступ к нужным сервисам, а порядок работы с контрагентами будет согласован заранее.